Prosessi on kehityskulku, jossa toisiinsa liittyvien tapahtuma- ja tehtäväkokonaisuuksien suorittaminen tuottaa ennalta määritellyn lopputuloksen. Käytännössä prosessi alkaa asiakkaan tarpeesta ja loppuu niiden tyydyttämiseen. Prosessien toteuttaminen vaatii resursseja kuten aikaa, tilaa, laitteita ja koneita sekä työ- ja taloudellisia resursseja. Hiotuissa työprosesseissa tekeminen on systematisoitua ja tapahtumat sekä suoritteet toistuvat samankaltaisina. Hyvin suunnitellussa prosessissa työ sujuu, laatu on tasaista ja tuottavuus sekä työhyvinvointi paranee.

Kaikki työntekijät osallistuvat työprosesseihin omalla työpanoksellaan. Työprosessien kehittämistyön perusta on, että henkilöstöllä on yhteinen käsitys eri prosessien työvaiheista ja niissä tapahtuvasta tekemisestä sekä laatu- ja muista tavoitteista. Pieni muutos jossakin työvaiheessa tai –tehtävässä voi aiheuttaa muutoksia koko prosessiin ja vaikuttaa jopa yhteistyöyritysten toimintaan.

Prosessien kehittämisessä on kyse arjen sujuvoittamisesta ja olennaiseen keskittymisestä. Prosesseja yhdessä mallintamalla (prosessikaavio) tehdään prosessin vaiheet ja niissä käytännössä tehtävä työ näkyviksi ja päästään kiinni kehittämistä vaativiin asioihin, kuten mm. häiriöitä aiheuttaviin puollonkauloihin.